किसी पत्र की प्रतिलिपि या मूल-पत्र को जब किसी अन्य अधिकारी के पास आवश्यक कार्यवाही हेतु भेजा जाता है, तब उस प्रतिलिपि या मूल-पत्र के नीचे पृष्ठांकन का प्रयोग किया जाता है। पत्राचार की यह लघुतम प्रणाली है। इसका प्रयोग सदैव कार्यालयीन कार्यों में होता है। किसी पत्र के अन्त में निर्देश करते हुए इसे भी अंकित कर दिया जाता है या किसी के परिपत्र, ज्ञापन आदि के विवरण, पत्र या कवरिंग पत्र के रूप में भी पृष्ठांकन किया जाता है।
पृष्ठांकन का प्रयोग - इसका प्रयोग निम्नलिखित स्थितियों में किया जाता है
(1) जब मूल-पत्र प्रेषक के पास लौटाया जा रहा है।
(2) जब मूल-पत्र को यथावत् मंत्रालय या संबंद्ध कार्यालय को उसकी जानकारी के लिए विचार - जानने के लिए या विचाराधीन मामले का निपटारा करने के लिए भेजा जाता है।
(3) प्राप्तकर्ता व्यक्ति के अतिरिक्त अन्य कार्यालयों को भेजी जानी हो।
(4) इसका प्रयोग राज्य सरकार को प्रतिलिपियाँ भेजने के लिए नहीं किया जाता है।
पृष्ठांकन का नमूना
नई दिल्ली दिनांक 5/8/2025 आदेश क्रमांक अनुक्रमांक 105203 दिनांक 02/08/2025 की एक प्रति संलग्न सूचनार्थ एवं आवश्यक कार्यवाही हेतु प्रेषित की जा रही है।
प्रति,
गृह मंत्रालय
भारत सरकार, नई दिल्ली